Tietosuojaseloste asiakasrekisteri

Hydac Oy:n yritys- ja yhteisöasiakkaiden rekisteri

Henkilötietolain (523/99)10 ja 24 §:n mukainen rekisteriseloste Laatimispäivä: 18.5.2018

Rekisterinpitäjä

Nimi: Hydac Oy
Y-tunnus: 0583910-4
Osoite: Kisällintie 5, 01730 VANTAA
Puhelin: 010 773 7100 (vaihde)

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Riikka Vartiainen
Osoite: Kisällintie 5, 01730 VANTAA
Sähköposti:

Rekisterin nimi

Hydac Oy:n yritys- ja yhteisöasiakkaiden rekisterit (toiminnanohjausjärjestelmä, palvelimilla säilytettävät tiedot, sähköpostijärjestelmässä olevat tiedot, uutiskirjepalvelun tiedot)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Hallitaksemme asiakassuhteitamme ja täyttääksemme asiakkaillemme antamamme sitoumukset, keräämme rekisteriin henkilötietoja asiakkaidemme yhteyshenkilöistä

Tavoitteemme:

– Tehdä Asiakkaiden tai mahdollisten Asiakkaiden pyytämiä tarjouksia tuotteistamme

– Toimittaa Asiakkaan kanssa sovitulla tavalla

– Antaa tietoja, joita tarvitaan yleisesti toimituksissamme ja asiakassuhteidemme hoidossa

– Laskuttaa, käsitellä tilauksia ja maksuja sekä seurata Asiakkaiden talouden kehittymistä

– Myynti ja markkinointi

– Asiakassuhteiden ja liiketoiminnan kehittäminen

– Uutiskirjeiden lähettäminen

– Muut vastaavat käyttötarkoitukset

 

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • Yhteyshenkilön yhteystiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, matka- ja/tai muu puhelinnumero, tehtävä ja asema yrityksessä, kontaktihistoria
  • asiakas- ja asiointisuhdetta koskevat tiedot, kuten yhteydenotot, tarjous-, tilaus- ja sopimustiedot, asiakaspalautteet, uutiskirjetilaukset, asiakaskyselyiden tulokset, kutsut ja osallistumiset markkinointitapahtumiin​
  • mahdolliset muut asiakkaan itsensä antamat lisätiedot ja muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai hänen kollegaltaan tai esimieheltään, rekisterinpitäjän työntekijöiltä (mm. käyntikortit, palaverimuistiot), julkisista tietolähteistä, kaupallisista rekistereistä ja rekisterinpitäjän omista tietojärjestelmistä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa ja siirtää Hydac-ryhmän yrityksille ja näiden ylläpitämiin tietokantoihin.

Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja muille tahoille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tarkastusoikeus ja tiedon korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty rekisteriin. Tarkastuspyyntö -ja oikaisupyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjän palvelimilla säilytettävät tiedot (esim. tarjouspyynnöt, tilaus- ja sopimustiedot) on suojattu henkilökohtaisin käyttäjäoikeuksin. Tietoihin pääsevät käsiksi vain ne Hydac Oy:n henkilökuntaan kuuluvat henkilöt, jotka työnsä puolesta osallistuvat tietojen käsittelyyn. Kullakin järjestelmää käyttävällä työntekijällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Palvelimet on suojattu tarvittavilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Toiminnanohjausjärjestelmään pääsevät vain ne Hydac Oy:n henkilökuntaan kuuluvat henkilöt, jotka työnsä puolesta osallistuvat tietojen käsittelyyn. Kullakin järjestelmää käyttävällä työntekijällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä sijaitsee Hydac-ryhmän palvelimilla. Palvelimet on suojattu tarvittavilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Sähköpostijärjestelmässä säilytettävät tiedot (esim. tilaukset, tarjouspyynnöt, toimitukseen, projekteihin, laskutukseen ja maksuihin liittyvä kirjeenvaihto) on suojattu henkilökohtaisin käyttäjäoikeuksin. Tietoihin pääsevät käsiksi vain ne Hydac Oy:n henkilökuntaan kuuluvat henkilöt, jotka työnsä puolesta osallistuvat tietojen käsittelyyn. Kullakin järjestelmää käyttävällä työntekijällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä sijaitsee Hydac-ryhmän palvelimilla. Palvelimet on suojattu tarvittavilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.